Arabuluculukta süre takibi: neden bu kadar kritik?

Arabuluculuk dosyası, dava dosyasıyla aynı ritimde çalışmıyor. Dava aylara — çoğu zaman yıllara — yayılıyor; duruşma arası haftalarla ölçülüyor. Arabuluculukta ise süreç görevlendirmeyle başlıyor ve görece kısa, sınırları net bir pencere içinde tamamlanması gerekiyor.

Bu ritim farkı iki sonuç doğuruyor. Birincisi, hata payı küçük: dava dosyasında birkaç günlük gecikme genelde telafi edilebilirken, arabuluculukta aynı gecikme sürecin tamamını etkileyebiliyor. İkincisi — ve daha sinsi olanı — süreç kısa olduğu için "bu kadarını aklımda tutarım" yanılgısı çok güçlü.

Arabuluculuk sürecinde süre üreten anlar

Takip düzeni kurmanın ilk şartı, geri sayımın hangi olayla başladığını bilmek. Pratikte süre üreten anlar şunlar:

• Görevlendirme. Sürecin ana geri sayımı buradan işliyor. Görevlendirmeyi öğrendiğiniz an, takvim kaydının da açıldığı an olmalı.
• Taraflara ulaşma çabası. Ulaşılamayan taraf, sürecin en sık tıkandığı yer. Yapılan her arama ve gönderilen her bildirim tarihiyle kaydedilmeli — hem süreci yönetmek hem sonradan ispat için.
• İlk toplantının belirlenmesi. Toplantı takvimi ana pencereye sığmak zorunda; bu yüzden toplantı tarihi kararlaştırılırken kalan sürenin bilinmesi gerekiyor.
• Sürenin uzatılması. Uzatma imkânı varsa, karar verilecek an sürenin bitimine çok yakın olmamalı. Uzatma kararını son güne bırakmak, kararı fiilen ortadan kaldırıyor.
• Son tutanak. Sürecin kapanışı ve sonrasındaki adımların başlangıcı. Tutanağın düzenlendiği tarih, dosyanın devamı için referans nokta oluyor.

Süreler neden kaçırılıyor?

Kaçırma sebebi neredeyse hiçbir zaman bilgisizlik değil. Süreyi bilmeyen arabulucu yok; kaçıranın sebebi genelde şu üçünden biri:

Paralel dosya sayısı

Tek dosyada süre takibi problem değil. Aynı anda on iki dosya varsa ve her birinin geri sayımı farklı bir günde başladıysa, hangisinin ne kadar kaldığını akılda tutmak mümkün değil. Yük, dosya sayısıyla doğrusal değil; kesişen tarihlerle birlikte katlanarak artıyor.

Sürecin kısalığı yarattığı yanlış güven

Kısa süreçler not almayı gereksiz gösteriyor. "Zaten iki hafta içinde bitecek, unutmam" düşüncesi, tam da not alınmadığı için unutuluyor. Uzun dava dosyalarında kimse kronolojiyi aklında tutmaya çalışmıyor; kısa dosyalarda ise herkes deniyor.

Geri sayımın görünmez olması

Süre bilgisi dosyanın içinde bir tarih olarak duruyorsa, kalan günü görmek için o dosyayı açıp hesap yapmanız gerekir. Dosya listesine bakıldığında hangi dosyada kaç gün kaldığı görünmüyorsa, takip sistemi yok — sadece kayıt var.

İşleyen bir takip düzeninin dört şartı

1. Geri sayım görevlendirme anında kurulmalı

Görevlendirmeyi öğrenmek ile takvim kaydını açmak arasında zaman geçmemeli. Arada geçen "sonra girerim" süresi, kaçırılan sürelerin en yaygın kaynağı.

2. Kalan gün, dosya açmadan görünmeli

Dosya listesinde her satırın yanında kalan gün sayısı olmalı. Amaç şu: listeye bir bakışta hangi dosyanın bugün ilgilenilmesi gerektiğini anlamak. Bunun için hesap yapmanız gerekiyorsa, düzen yeterince iyi değil.

3. Tek uyarı yetmez

Son gün uyarısı iş yapmak için çok geç. En az iki eşik gerekiyor: harekete geçme eşiği (birkaç gün önce) ve son gün eşiği. Uzatma imkânı olan hallerde üçüncü bir eşik — uzatma kararının verilmesi gereken gün — de kurulmalı.

4. Taraf iletişimi tarihli kayıt altında olmalı

Kim, ne zaman, hangi yolla arandı; kim cevap verdi, kim vermedi. Bu kayıt sadece süreç yönetimi için değil, sonradan sürecin nasıl yürütüldüğünü göstermek için de gerekiyor. Akılda tutulabilecek bir şey değil.

Arabuluculukta süre takibi bir hatırlama meselesi değil, bir kurgu meselesi. Doğru kurulmuş bir düzende hatırlamanız gerekmez; sistem size söyler.

Elle mi, yazılımla mı?

Yukarıdaki dört şart elle de kurulabilir: bir tablo, iki takvim hatırlatıcısı ve disiplin yeterli. Az sayıda dosyayla çalışan bir arabulucu için bu tamamen makul.

Tıkanma, dosya sayısı arttığında geliyor. Her yeni dosya için üç takvim kaydı, bir geri sayım satırı ve bir iletişim kaydını elle açıp güncel tutmak, zamanla asıl işin önüne geçiyor. Ve bu düzenin çöküşü sessiz oluyor: fark edildiği an genelde bir sürenin son günü.

Özet

Arabuluculukta süre kaçırmanın sebebi bilgi eksikliği değil, görünürlük eksikliği. Süre üreten anlar bellidir: görevlendirme, taraflara ulaşma, ilk toplantı, uzatma kararı ve son tutanak.

Bu anların her biri için geri sayım kurulmuş, kalan gün dosya açmadan görünüyor ve en az iki eşikte uyarı geliyorsa, sistem çalışıyor. Bu üçünden biri eksikse, sistem aslında sizin hafızanız — ve on iki paralel dosyada hafıza yeterli bir sistem değil.

İlgili yazı: UYAP dosyalarını düzenli tutmanın 6 pratik yolu